Branchenstudie 2023: Mitarbeiter ignorieren Richtlinien zum Umgang mit Daten
In sechs von zehn Unternehmen ignorieren Mitarbeiter aus Bequemlichkeit oder um Zeit zu sparen Richtlinien zum Umgang mit Daten. Diese Nachlässigkeit kann Produktionsprozesse und Projekte gefährden, zumal nur knapp ein Viertel der Belegschaft über ein sehr hohes Risikobewusstsein im Umgang mit Daten verfügt. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Technologieunternehmens XPLM. Insgesamt wurden 126 Entscheider aus der Industrie befragt.
Viele Unternehmen drängen auf einen sicheren und gesetzeskonformen Umgang mit Daten. Doch leider wird der barrierefreie Informationsfluss durch unterschiedliche IT-Systeme oder Medienbrüche so erschwert, dass Mitarbeiter eigene "Abkürzungen" wählen, die nicht den Sicherheitsstandards entsprechen. Charly Wachtel, Geschäftsführer des Technologieunternehmens XPLM und verantwortlich für das Datenvernetzungstool XSPHERE, warnt vor einem zu sorglosen Umgang mit Daten. Zwar hätten die meisten Manager die potenziellen Risiken erkannt, sagt er, "aber sie bekommen das Problem nicht in den Griff, weil die bestehende IT-Infrastruktur den Mitarbeitern Steine in den Weg legt. Die Folge: In 61 Prozent der Unternehmen ignorieren oder umgehen Mitarbeiter bestehende Richtlinien zum Umgang mit Daten", sagt Charly Wachtel.
In der täglichen Arbeit ist der Datenzugriff oft mit zusätzlichem Aufwand verbunden, weshalb viele Informationen nicht weitergegeben oder abgefragt werden. Dies führt zu verpassten Chancen und ungenutzten Potenzialen. So geben sieben von zehn Unternehmen an, dass ihre Mitarbeiter oft nicht daran denken, alle im Unternehmen vorhandenen Daten zu nutzen. Ein Grund dafür ist der umständliche Umgang mit den Daten. In drei von vier Unternehmen werden beispielsweise noch viele Daten per E-Mail ausgetauscht, anstatt sie in den eigentlichen Anwendungsprogrammen zur Verfügung zu stellen.
"Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass die Unternehmen aufgrund des mangelnden Datenzugangs noch immer weit hinter ihrem Potenzial zurückbleiben. Nicht immer sind es technische Barrieren, die den Informationsfluss stören. Manchmal liegt es auch am Silodenken in verschiedenen Abteilungen oder an mangelndem Know-how. Viele Mitarbeiter wissen gar nicht, auf welche Informationen sie eigentlich zugreifen könnten, die für ihre Arbeit wichtig sind", sagt XPLM-Manager Wachtel. Das bedeutet nicht nur, dass die Mitarbeiter oft keinen Zugriff auf aktuelle Daten haben, sondern auch, dass die Abfrage und Bearbeitung veralteter Daten zu gravierenden Fehlern und vermeidbaren Kosten führen kann.
So kommt es beispielsweise häufig vor, dass Mitarbeiter in der Produktentwicklung die detaillierten Anforderungen für ihren Entwurf in Papierform erhalten. Das ist problematisch, weil immer wieder Anpassungen vorgenommen werden müssen. Die Folge: Ineffizienzen und Verzögerungen im Entwurfsprozess.
Unvorsichtiger Umgang mit Daten erhöht das Sicherheitsrisiko
Der sorgfältige Umgang mit Daten ist auch unter dem Aspekt der Sicherheit wichtig. Immerhin ein Viertel der Studienteilnehmer gibt zu, dass das Risikobewusstsein im Umgang mit Daten in der Belegschaft eher gering ist, und nur 28 Prozent gehen von einem sehr hohen Risikobewusstsein aus. Der regelkonforme Umgang mit den installierten Systemen lässt sich jedoch nicht immer durch unternehmensinterne Schulungen sicherstellen.
Branchenexperte Wachtel rät daher zu einer Lösung, die den Mitarbeitern einen intuitiven und sicheren Datenzugriff ermöglicht und gleichzeitig verschiedene Geschäftsprozesse miteinander verknüpft: "Wichtig ist eine Lösung, bei der die Mitarbeiter alle Daten und Informationen, die sie benötigen, aus ihrer gewohnten Anwendung heraus verknüpfen und öffnen können. Die praktikable Lösung liegt nicht in langwierigen organisatorischen Umstellungen, sondern in einer schlanken Lösung, die eine Vielzahl von Systemen nahtlos miteinander verknüpft."
Über die Studie
Für die Ende 2022 durchgeführte "Branchenstudie 2023, Erfolgsfaktor Daten" wurden 126 Führungskräfte aus der Industrie befragt. Die Umfrageteilnehmer arbeiten in Unternehmen mit einem Mindestumsatz von 40 Millionen Euro in den Branchen Maschinenbau, Automotive, Elektroindustrie, Chemie, Pharma, Lebensmittel, Medizintechnik und Energie.
Über XSPHERE
Mit den XSPHERE Web Services können Unternehmen aus der Industrie und anderen Branchen technische Daten bequem austauschen. Aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus können alle relevanten Informationen standort- und systemübergreifend verknüpft werden. Die verknüpften Daten aktualisieren sich automatisch, ohne dass eine Synchronisation erforderlich ist. Datenmodelle bleiben dabei unverändert. Da XSPHERE keine Implementierung, Integration oder Migration erfordert, entstehen nur geringe Installationskosten ohne Projektrisiko.
XSPHERE ist ein Produkt von XPLM, einem globalen Lösungsanbieter. Die Kernkompetenz des 2005 gegründeten Unternehmens ist es, Menschen, Systeme und Prozesse zu verbinden. Der Hauptsitz von XPLM befindet sich in Dresden, Deutschland, mit Niederlassungen in den USA und Japan.
